目次
- 採用通知書とは？
- 採用通知書を送るタイミング
- 採用通知書に記載が必要な項目
- 採用通知書のテンプレート
- メールで採用通知をする場合の例文
- 採用通知書に同封する書類
- 採用通知書の送り方
- 採用通知書に関する注意点
- 採用通知書に関するよくある質問
- 採用に関する疑問やお悩みはロバート・ハーフにご相談ください
採用通知書は、採用予定者に対して採用の意思を正式に伝える大切な書類です。企業イメージにも関わりますので、丁寧な対応が求められます。
本記事では、採用通知書の書き方や注意点、内定通知書との違いについて紹介します。ダウンロードだ可能なテンプレートも紹介しますので、参考にしてください。
採用通知書とは？
採用通知書とは、企業が採用選考を通過した応募者に対して、採用する意思を正式に伝える書類です。通知書は作成しなくても罰則はありませんが、応募者にとっては企業の採用意思を知ることで安心感が得られます。文書にすることで、入社へのモチベーションアップやトラブルの予防にもなるため、できれば発行したほうがよいでしょう。
採用通知書を送る方法には、郵送かメール添付があります。通知書を送る前に電話やメールで一報するのも、確実に伝える方法です。
採用通知書は、あくまで企業側の採用の意思を示すにすぎず、採用が正式に成立したことにはなりません。厚生労働省の労働契約法の第3条には、「労働契約は、労働者及び使用者が対等の立場における合意に基づいて締結し、又は変更すべきものとする」と書かれています。採用通知書と同封される「入社承諾書」などで採用予定者が採用に合意することで、はじめて労働契約が成立となります。
参考元：労働契約法
採用通知書の発行義務・法的効力はある？
採用通知書には、法律上の発行義務はなく、法的効力もありません。企業側が口頭やメール文で採用の旨を伝えるのも、問題ないとされています。
ただし、入社承諾書が受理されてからは、採用通知書にも法的効力が発生することがあります。企業と採用予定者が採用に合意し、労働契約が成立した証拠とみなされるためです。しかし、中には入社日から労働契約が成立すると判定された事例など、例外もあります。
労働契約成立後に企業側が採用を取り消すには、正当な理由が必要です。労働契約法の第16条には、「解雇は、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、無効とする」とあります。採用取り消しは法的なトラブルに発展する可能性もあるため、慎重に対応する必要があります。
参考元：労働条件明示について、労働契約法
内定通知書・採用通知書との違い
内定通知書と採用通知書は、どちらも企業側の採用意思を示す書類で、法律上の明確な違いはありません。企業によっては、同じ書類として採用内定通知書を発行するところもあります。
違いは、応募者の採用枠にあります。内定通知書は新卒採用でよく使われ、採用通知書は採用決定から入社までの期間が短い中途採用で発行されるケースが多いです。
内定通知書の書き方については、以下の記事で詳しく紹介しています。
関連記事：【テンプレート付き】内定通知書とは？法的効力や作り方・送り方を解説
労働条件通知書との違い
採用通知書と同時に交付される書類として「労働条件通知書」があります。採用通知書はあくまで企業側の採用の意思表示であるのに対し、労働条件通知書は採用が成立した労働者に対して雇用条件を明示する書類です。企業側はただ労働条件通知書を提示するのではなく、交付しなければなりません。
労働条件通知書は、労働基準法第15条に基づき、以下の項目を明記することが義務付けられています。
【明示が必要な項目】
労働契約の期間
契約更新の有無と基準
勤務地と業務内容
勤務時間、残業の有無、休憩・休日・休暇
賃金の決定・支払い方法、締切・支払時期、昇給
退職・解雇に関する事項
勤務地と業務内容の変更の範囲
（有期雇用者対象）更新上限の有無と内容、無期転換申込期間・無期転換後の労働条件
【定めていたら明示が必要な項目】
退職手当の対象、計算・支払い方法、支払時期
臨時に支払われる賃金、賞与
労働者に負担させる費用
安全及び衛生について
職業訓練について
災害補償、業務外の傷病について
表彰及び制裁について
休職について
参考元：厚生労働省｜労働基準法施行規則、労働基準法の基礎知識、労働条件明示のルール変更
雇用契約書との違い
雇用契約書は、就業時間や給与、雇用形態などの労働条件が記載されている書類です。労働条件通知書と違って法律上の作成義務がないものの、企業と応募者双方の署名・捺印が求められる場合が多いことから、トラブルを避けるための重要な根拠資料となります。労働条件通知書よりも条件が簡潔にまとめられていることが多く、労働条件の概要を知るのに有用です。
不採用通知書とは
不採用通知書は、企業が応募者に選考結果として採用をしない旨を伝える書類です。不採用通知書も作成は義務ではありませんが、可能な限り通知を行うことが望ましいでしょう。企業の印象に大きく影響することもあるため、不採用であっても最後まで丁寧かつ誠実に対応することが重要です。
不採用通知については、以下の記事で詳しく紹介しています。
関連記事：【例文付き】不採用通知とは？送り方や注意点、応募者への対応を解説
採用通知書を送るタイミング
採用通知書を送るタイミングは、面接後できるだけ早い方が望ましく、理想は2〜3日以内です。遅くなる場合でも1週間以内には通知を出すよう心がけましょう。採用予定者は複数の企業へ同時に応募している場合が多く、連絡が遅れると他社へ気持ちが傾いてしまう可能性があるためです。
スムーズに通知するためには、まず電話で採用の旨を伝え、その後にメールや書面で採用通知書を送付する方法が効果的です。スピーディーかつ丁寧な対応を行うことで、採用予定者の入社意欲を高め、他社への流出も防げます。
採用通知書の記載内容とテンプレート
採用通知書に記載する内容を紹介します。記載すべき項目は法的なルールがありませんので、自社に合わせて変更して構いません。テンプレートはダウンロードが可能です。
採用通知書に記載が必要な項目
採用通知書に記載が必要な項目は、以下の通りです。実際の書き方についてはテンプレートを参考にしてください。
通知書を発行した日付・採用予定者の氏名
会社名・代表者名
応募のお礼
採用決定のお知らせ
入社日・勤務場所
同封書類の内容・返送期限
人事担当者・連絡先
入社日や勤務場所などは、採用予定者との認識のズレを防ぐために明確に記載しましょう。また、同封書類や返送期限も記載することで、スムーズな手続きにつながります。
採用理由を追加する場合の例文
採用通知後の辞退を防ぐためには、採用予定者一人ひとりに合わせた内容にすることが効果的です。特に、応募してくれたことへの感謝や、選考のために時間を割いてくれた点への配慮を文章に盛り込むことで、企業側の誠意が伝わります。
【例文1】
慎重な選考を重ねた結果、〇〇様を営業職として内定とさせていただく運びとなりました。〇〇様がこれまで培ってこられた提案力や、顧客ニーズを的確に捉える能力に大変魅力を感じております。新たな環境でも、その力を存分に発揮していただけることを心より期待しております。
|
【例文2】
このたびの選考において、〇〇様の豊富なマネジメント経験と、人材育成に対する真摯な姿勢を高く評価いたしました。〇〇部門の中核を担っていただき、チーム全体が成長することを願っております。ご活躍を楽しみにしております。
|
【例文3】
数ある応募者の中から、〇〇様の企画力や柔軟な発想力、また商品一つひとつに込められたこだわりを拝聴し、弊社にとって大変貴重な戦力になると確信いたしました。今後、〇〇様とともに新たな価値を生み出していけることを心から嬉しく思います。
|
メールで採用通知をする場合の例文
採用通知書は、PDF形式などで作成しメールに添付しても構いません。メールで通知する旨をあらかじめ伝えておいたり、電話と併用したりすることも見落とし防止になります。メールで通知する際の例文を紹介します。
新卒採用の場合
件名：選考結果のご連絡【〇〇株式会社】
〇〇様
お世話になっております。〇〇株式会社 採用担当の△△です。
このたびは当社の新卒採用にご応募いただき、誠にありがとうございました。
選考の結果、〇〇様を20〇〇年度新卒採用として採用させていただきたく、ご連絡申し上げます。
選考を通じて、〇〇様の積極的な姿勢やご経験を高く評価いたしました。〇〇様と共に働ける日を、社員一同楽しみにしております。
採用通知書を添付ファイルにてお送りしておりますので、ご確認ください。
また、本日郵送にて書類をお送りしました。内容をご確認のうえ、入社承諾書と雇用契約書を〇月〇日(〇)（必着）までにご返送いただきますようお願いいたします。
なお、〇月〇日までにご返送が確認できない場合は、誠に恐れ入りますが、ご辞退の意思と受け取らせていただきますので、あらかじめご了承ください。
ご不明な点がございましたら、人事部採用担当〇〇まで遠慮なくご連絡ください。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
――――――――――――――
〇〇株式会社
人事部 採用担当 △△
TEL：000-0000-0000
Email：〇〇〇@〇〇〇.co.jp
――――――――――――――
|
中途採用の場合
件名：採用選考結果のご連絡【〇〇株式会社】
〇〇様
お世話になっております。〇〇株式会社 採用担当の△△です。
このたびは採用面接にご応募いただき、誠にありがとうございました。
慎重に選考を進めた結果、〇〇様を採用させていただくことに決定いたしました。
ご経験やスキルが当社の募集職種に非常にマッチしており、今後のご活躍を大いに期待しております。
採用通知書を本メールに添付しておりますので、ご確認ください。
必要書類や今後の手続きについての詳細も同封資料に記載しておりますので、必ずご一読の上、対応をお願いいたします。
なお、〇月〇日までにご返信が確認できない場合は、誠に恐れ入りますが、ご辞退の意思と受け取らせていただきますので、あらかじめご了承ください。
ご不明な点がございましたら、人事部採用担当〇〇までお気軽にお問い合わせください。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
――――――――――――――
〇〇株式会社
人事部 採用担当 △△
TEL：000-0000-0000
Email：〇〇〇@〇〇〇.co.jp
――――――――――――――
|
採用通知書に同封する書類
採用通知書を送付する際には、今後の手続きをスムーズに進めるためにも、必要な書類を同封しておくことが大切です。採用通知書とあわせて送る代表的な書類について紹介します。
添え状
添え状は、同封している書類の内容を簡潔に説明する文書です。書類の確認漏れを防ぐ効果も期待できるため、添えるようにしましょう。
入社承諾書・入社誓約書
入社承諾書は、採用予定者が企業からの内定を正式に受け入れる意思を示すための書類です。入社承諾後は入社拒否しないことなど注意事項が記載されており、採用予定者は同意を表す署名をして返送します。入社後のトラブル回避にも有効です。
労働契約書・雇用契約書
労働契約書と雇用契約書は、どちらも同じく労働条件を示した書類です。企業と採用予定者双方の署名・捺印スペースが設けられていることが多く、署名・捺印後にそれぞれが一部ずつ保管するのが一般的です。
労働契約書や雇用契約書は発行する義務がありません。それに対し、労働条件通知書は交付の義務があります。交付するタイミングは、企業が採用の意思を示してから入社日までの間です。つまり、採用通知書と一緒に送っても構いません。先に労働契約書で大まかな労働条件を提示し、後から労働条件通知書を送付する方法もあります。できるだけ早い段階で交付できるようにしましょう。
参考：労働条件明示について
返信用封筒
採用予定者から入社承諾書と雇用契約書を送り返してもらうための、返信用封筒を同封しておきます。返信は企業側の要求のため、返信切手も貼り付けておくのがマナーです。
採用通知書の送り方
採用通知書は、主に郵送とメールの2つの方法があり、それぞれに適したマナーや注意点があります。それぞれの送り方について紹介します。
郵送の場合
採用通知書を郵送する際は、簡易書留や特定記録郵便など、追跡サービス付きの方法を利用するのが望ましいです。これにより、採用予定者に届いたかどうか確認できます。書類は折りたたまずに送るのが基本です。A4サイズの書類がそのまま入る封筒を選び、丁寧に封入しましょう。また、封筒の表には、「選考結果在中」などと添え書きすると、重要書類であることが一目で伝わります。
メールの場合
採用通知書をメールで送る方法は、採用結果をいち早く伝えたいときや、遠方の採用予定者とやり取りする際に便利です。ただし、迷惑メールに入っていたり、見落としたりする恐れがあるので注意が必要です。メールを利用する場合は、最終面接時にメールで結果を通知する旨を伝え、電話でも連絡しておくなど対策を講じましょう。
採用通知書に関する注意点
採用通知書は、送付の方法や記載内容、フォローの仕方に細心の注意を払う必要があります。以下の3つの注意点を押さえておきましょう。
誤字脱字や同封書類のミスに注意する
採用通知書の内容に誤字脱字や記載ミスがあると、企業への信頼が損なわれてしまいます。採用通知書を送る際は、宛名や送付先の住所が正確であることをしっかり確認しましょう。また、同封書類の入れ忘れや、別の応募者の資料が混ざるといったミスも避けなければなりません。間違いがないか複数人で確認する体制を作っておきましょう。
採用通知書を送付した後にフォローする
採用通知書を送っても、採用予定者が必ずしもすぐに返信してくれるとは限りません。郵送事故やメールの送信ミスなども考えられます。そのため、返送の期日後に電話やメールで確認することが大切です。
あわせて、入社までのスケジュールや必要な準備事項についても伝えておくと、手続きが進んでいることが実感でき安心感を与えられます。
採用通知書に関するよくある質問
採用通知書に関するよくある質問を紹介します。
採用通知書に会社印は必須？
採用通知書に会社印を押すことは、法的に定められた義務ではありません。しかし、企業として正式な意思表示を伝える文書であることを考えると、会社印を押印しておくほうが望ましいです。
採用通知書と採用証明書の違いは？
採用通知書は企業の採用意思を採用予定者に伝える書類です。それに対し、採用証明書は採用が成立したことを証明する書類で、「〇月〇日付で採用されたことを証明します」などと記載されています。
採用証明書は、再就職したときにハローワークに提出したり、賃貸契約などで今後収入が発生することを証明したりするときに使うケースがほとんどです。
採用に関する疑問やお悩みはロバート・ハーフにご相談ください
採用のご相談はこちら
採用通知書は、選考の結果を伝えるだけでなく、企業としての誠実さや信頼性を示す大切な書類です。誤字脱字や記載ミスがないよう細心の注意を払い、送付時のマナーやスピード感にも気を配りましょう。
ロバート・ハーフは、外資系・日系グローバル企業への転職支援実績が豊富にあります。採用活動のことでお困りでしたら、ぜひご相談ください。
