On ne le rappellera jamais assez : bien accueillir et intégrer vos nouveaux salariés est d’une importance capitale pour améliorer votre taux de rétention. Les premières semaines de travail d’un employé fraîchement embauché sont en effet cruciales pour prendre un bon départ.
Mais par où commencer ? Quelles sont les étapes essentielles qui fonctionnent pour tous les types de profil ? Pour le savoir, cochez une à une toutes les cases de notre checklist.
Phase 1 : juste après la signature du contrat
Tout bon onboarding débute dès que le candidat décide de signer chez vous. Une fois le contrat signé, nous vous conseillons de mettre à jour la fiche de renseignements personnels, et de remettre au nouvel embauché un éventuel livret d’accueil rassemblant toutes les informations pratiques. Où est la cantine ? Comment se connecter au réseau interne ? Tant de petits détails qui aident à d’ores et déjà votre nouveau salarié à s’intégrer dans l’entreprise.
En outre, pensez à commander à temps le matériel dont il aura besoin — comme son ordinateur, un smartphone ou une voiture de société le cas échéant. Ajoutez aussi dans son agenda les moments de prise de contact et les éventuelles formations aux outils internes. Ainsi, ceux-ci sont déjà prévus et le nouveau venu aura immédiatement une vision claire sur son planning. Des événements d’entreprise au programme dont votre nouveau collègue n’a pas encore été informé ? Envoyez-lui une invitation en avance via le calendrier Google ou par e-mail.
Au niveau de la communication, n’attendez pas pour écrire un e-mail de bienvenue à votre nouveau collaborateur dans lequel vous lui partagerez votre joie de le voir rejoindre l’entreprise et l’informerez que davantage d’informations pratiques suivront. Vous commencerez ainsi à éveiller son enthousiasme. N’oubliez pas non plus d’informer le reste de l’entreprise au sujet de cette nouvelle recrue : annoncez-leur son embauche et dites-en davantage à ses nouveaux collègues au sujet de sa fonction et de son profil. Certaines entreprises fonctionnent avec un système de mentor ou de « buddy », grâce auquel tout nouveau salarié se voit attribuer une personne de référence pour répondre à ses questions pratiques (par exemple : comment transférer un appel ? Où puis-je me garer ?).
Phase 2 : 7 jours avant la prise de poste
Pour certaines embauches, un laps de temps peut s’écouler entre la signature du contrat et la date effective de l’entrée en fonction. Pour cette raison, nous vous recommandons d’envoyer un e-mail à tout nouvel employé une semaine avant son premier jour de travail. Rappelez-lui où et quand il est attendu, le planning de son premier jour et ce qu’il doit amener. Un lunch est-il prévu ? Son ordinateur est-il prêt ? Il saura ainsi que tout est prêt pour son arrivée.
Ensuite, assurez-vous que son poste de travail soit également prêt à l’accueillir : outre son ordinateur, prévoyez donc un bloc-notes et de quoi écrire, installez un téléphone fixe et préparez ses badges si nécessaire. Des comptes et identifiants sont nécessaires pour qu’il puisse se connecter aux outils internes et externes ? Soyez prévoyants.
Phase 3 : 3 jours avant la prise de poste
Pensez à écrire un e-mail de présentation à l’équipe dont fera partie le nouveau collègue. Demandez-leur de bien l’accueillir et de l’aider lorsque c’est possible.
Phase 4 : premier jour de travail
Le premier jour de travail donne le ton ! Il est crucial pour la première impression qu’aura ce nouvel employé de l’entreprise. Organisez une réunion d’onboarding au cours de laquelle vous lui présenterez l’entreprise : quel est son but ? Quelles normes et valeurs sont importantes ? Remettez-lui également les éventuels badges et les chèques-repas.
Prévoyez suffisamment de temps pour faire le tour de l’entreprise et présentez-lui rapidement tous ses collègues, mais surtout sa future équipe. Vous pouvez également faire bonne impression avec un kit de bienvenue comprenant par exemple une tasse à café, une carte de bienvenue de la part de l’équipe, etc.
Phases 5, 6 et 7 : 1 semaine, 1 mois et 3 mois après la prise de poste
Continuez à prendre la température régulièrement. Pour cela, prenez le temps de discuter avec le nouvel employé une semaine après son premier jour de travail : comment cela s’est-il passé ? Qu’est-ce qui fonctionne bien ? Qu’est-ce qui est plus difficile ? Comment se déroule le contact avec l’équipe ? Répétez ces entretiens après un mois et trois mois afin de garder un œil sur ce qu’il se passe et de vous assurer que la personne (surtout avec un candidat de qualité) soit plus encline à rester.
Phase 8 : 6 mois après la prise de poste
Plus vous en savez sur l’expérience des nouveaux collaborateurs, mieux vous pouvez optimiser vos processus internes. Pour cela, vous pouvez par exemple organiser une enquête d’onboarding dans laquelle vous les sondez en profondeur sur ces 6 premiers mois.
Ces informations vous seront très utiles pour améliorer continuellement votre processus d’intégration.
Notre checklist d’onboarding
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Utilisez notre checklist d’onboarding gratuite pour avoir une liste détaillée des étapes à suivre afin d’accueillir au mieux vos nouveaux salariés. Plus vous pouvez cocher de cases, mieux c’est pour votre entreprise et pour vos nouveaux collègues.
Vos employés se sentiront plus à leur place, un point bien sûr essentiel pour la rétention.
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